ユーザーコミュニティイベントのフードドリンクスポンサーをやった件についてのふりかえり
１２月某日、所属する組織がとあるIT系コミュニティイベントのフードドリンクスポンサーをやったので、実行部隊として動き回りました。
奇しくもその日はこんな記事が出たので、どんなもんかと戦々恐々しておりましたが、和やか・かつ「この製品について知りたい」という情報収集組と「この製品をこんな風に使い始めたらうまくいった」というナレッジ持ってる人をマッチングできたりしたので、良かったです。
これからコミュニティイベントなどで飲食提供を担当する係の人に参考になればと思いナレッジをツェアします。（というか社内用ナレッジマネジメントツールに書いた内容をぼかして書きます）
イベント概要：某開発者向けSuiteのユーザー会
開催場所：田町駅の目の前にたってるビルのどこかのフロア
事前申し込み場所：専門サイト
事前申込者数：約80人
実際来た人：その８割に満たない感じ
＜うまくいった点＞
- 場所を貸してくれた会社の方がみんないい人だった。イベントの手伝いまでしてくれた
- イベント主催者と直前までSlackで密なやり取りでできたので祖語はなかった
- 18:15開場
18:45乾杯チアーズ＆セッションスタート（セッションは３本）
20:00ごろ交流タイム（食事が出てくる）
という構成。みんなじっくり話を聞いて交流できたのがよかった。
ゴハン目当ての人を避けたいのであればこれくらいのタイムスケジュールでいいのかもしれない
＜うまくいかなかった点＞
- フードロスがえぐかった。
- シェフコレを使った https://www.chef-colle.com/
- （１２月だったからかもだけど）事前に見積もりをしていた店でも、人数確定してさあ注文するぞというときには受付停止だった。。。→改善策として「いいな」と思っているお店に先に発注して、人数は直前に変更のほうがよさそう
- 配送：お店→シェフコレが委託している配送業者
- 入居オフィスビルに対して：駐車場の申請が必要な場合コミュニケーションが必要だけど直前まで車のナンバープレートなど教えてもらえないこともあり
- みんなご飯食べに来ているわけじゃない。情報収集に来ているわけなので、ゴハンは少なめ（参加申し込み人数の半分くらい）でいいかもしれない
- カクヤスでお茶を頼んだのなら紙コップも一緒に頼む
- ノンアルはノンアルだとわかりやすく配置すべきだった
- みんな楽しめたようだった（主観）
- 「コミュちからが...」という人もいるので、受付→コート掛け→お飲み物ご案内 でよかったかも
- 課題別で集えるテーブルとかあるといいかも
＜ナレッジとして共有したい点＞
- カクヤスの請求書払いの審査が通るまでに１０日くらいかかる。でも審査通る前でも注文はできた（私の場合）。請求書払いの人は余裕持っておこうな！
- みんなご飯食べに来ているわけじゃない。情報収集に来ているわけなので、ゴハンは少なめ（参加申し込み人数の半分くらい）でいいかもしれない
- 18時開場20時ゴハンが出てくるとかだと目的フードマンは来ないのでは
- ゴミ袋にいっぱいゴミ（トレイや紙皿）を入れて、タイミング悪いとゴミの雪崩が起きちゃうから適度にゴミ袋をしめよう
- シェフコレは２０２３年１２月現在、日付指定検索をしても「もう発注受け付けていないよ」っていうお店も出てきちゃうので、めぼしいお店はさっさと注文しましょう。
今回ははじめてのイベントでヒイヒイだったので、次回以降は「いいイベントにするためには何ができるか？」を考えていきたいですね。２０２３年よくやったぞ私。
